پس از شناسایی فروشندگان واجد شرایط از هر یک از آنها پروفرما (پیش فاکتور) کالای مورد نظر اخذ میشود.
پیش فاکتور سندی است که فروشنده پس از مذاکرات و مکاتبه اولیه طبق عرف تجارت با توافق قبلی خریدار جهت تأیید سفارش خریدار صادر و با توجه به این سند، خریدار قادر خواهد بود مجوزهای ثبت سفارش یا گشایش اعتبار را در کشور متبوعه خویش فراهم سازد. این سند در واقع یک توافق مقدماتی معتبر قرارداد فروش قبل از مبادله پول و کالا میباشد. اطلاعات مندرج در یک پروفرما که متعاقباً صورتحساب (فروش فاکتور) بر مبنای آن صادر می گردد، بایستی کلیه شرایط و توافقات فی مابین فروشنده و خریدار در آن درج شده باشد.